Prompts para la DIAN y nómina en Colombia
Cómo darle a ChatGPT, Claude o Gemini el contexto colombiano que necesita —retención en la fuente, prestaciones sociales, ICA— para que deje de responder con trámites de otro país.
Por qué un prompt genérico falla en Colombia
La retención en la fuente no tiene equivalente directo en México ni en Argentina ni en España. Es un mecanismo en el que quien paga descuenta y consigna por usted, con tarifas que dependen del concepto y de la condición de ambas partes. Un modelo que no sepa que está en Colombia sencillamente no la va a mencionar, y esa omisión cambia el importe que usted recibe.
La segunda diferencia está en la nómina. Prima, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones estructuran el costo laboral de una forma que no se parece a la de los países vecinos. Si le pide a una IA el costo de contratar sin decirle dónde está, le va a dar una cuenta que no incluye la mitad de lo que usted va a pagar.
Y encima hay una capa municipal: el ICA se liquida en el municipio donde se realiza la actividad, con sus propias reglas. Es la parte que más se olvida y la que ningún prompt genérico va a traer, porque en la mayoría de países no existe.
Lo que debe indicarle antes de preguntar
Persona natural o jurídica, y su régimen
Determina qué obligaciones tiene, qué declara y con qué periodicidad. Sin ese dato el modelo elige por usted, y normalmente elige el caso más común en otro país. Si no lo tiene claro, está en su RUT.
Si es agente de retención o no
Es la pregunta que cambia por completo quién descuenta a quién. No es lo mismo que a usted le retengan a que usted tenga que retener, declarar y consignar. Dígalo de entrada aunque no esté seguro: pida que le expliquen cómo se determina.
El municipio, no solo el país
El ICA es municipal y las tarifas y trámites cambian según dónde realice la actividad. Nombre su municipio, y si opera en varios, dígalo: es justo el caso donde más se complica y donde más falta hace el aviso.
Que marque lo normativo y no lo invente
Tarifas, bases, UVT y plazos se actualizan, y ningún modelo los tiene confiablemente al día aunque los recite con seguridad. Pida que marque con [VERIFICAR] todo valor concreto y que indique dónde consultarlo en el portal de la DIAN o de su municipio.
Entender la retención en la fuente
Es la duda más repetida entre independientes y empresas pequeñas, y la que más dinero mueve: qué le van a descontar, por qué concepto y si está bien aplicado. El prompt no calcula la tarifa —eso depende de valores vigentes— sino que le ordena el caso.
Prompt · retención en la fuente
Actúe como contador público en Colombia.
Mi situación: {PERSONA NATURAL O JURÍDICA}, régimen {RÉGIMEN},
{SOY / NO SOY} agente de retención. Municipio: {MUNICIPIO}.
Voy a {FACTURAR / PAGAR} {QUÉ CONCEPTO} por {IMPORTE} a
{PERSONA NATURAL O JURÍDICA}, que {ES / NO ES} agente de retención.
Explíqueme:
1. Quién debe practicar la retención en esta operación y por qué
2. Qué concepto de retención aplica y de qué depende la tarifa
3. Qué otros descuentos podrían aplicar además (IVA, ICA)
4. Qué debe aparecer en la factura y qué soporte debo conservar
5. Cómo verifico después que me la aplicaron correctamente
Marque con [VERIFICAR] cualquier tarifa, base en UVT o plazo, e indique
dónde se consulta el valor vigente.
Explíqueme el criterio, no solo el resultado: quiero poder resolverlo
solo la próxima vez.Cuánto cuesta realmente contratar
El salario que se negocia nunca es el costo. Entre seguridad social, parafiscales y prestaciones, la diferencia es grande y sorprende a quien contrata por primera vez. Este prompt sirve para llegar con la cuenta entendida, no para hacerla.
Prompt · costo de una contratación
Actúe como especialista en nómina y seguridad social en Colombia.
Empresa: {ACTIVIDAD}, {NÚMERO DE EMPLEADOS}, municipio {MUNICIPIO}.
Cargo a contratar: {CARGO}, jornada {JORNADA}, salario propuesto
{IMPORTE} mensuales, tipo de contrato {TIPO}.
Prepáreme:
1. Todos los conceptos que componen el costo mensual de este cargo,
agrupados en: seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales
2. Qué es cada prestación (prima, cesantías, intereses sobre cesantías,
vacaciones), cuándo se causa y cuándo se paga
3. Qué debo afiliar y ante quién antes de que la persona empiece
4. Qué documentos debo pedirle antes de la vinculación
5. Qué cambia si el contrato fuera de otra modalidad
Marque con [VERIFICAR] todo porcentaje, tope o valor que dependa del
salario mínimo vigente o de normativa del año en curso.
No calcule importes exactos: explíqueme cómo se calcula cada concepto y
qué datos necesita mi contador para liquidarlo.Facturación electrónica y soportes
Aquí el error caro no es emitir mal, es no conservar el soporte correcto de lo que usted paga: sin él, el gasto puede terminar no siendo deducible. Este prompt se centra en esa parte.
Prompt · qué soporte necesita
Actúe como contador público en Colombia.
Soy {PERSONA NATURAL O JURÍDICA}, régimen {RÉGIMEN}, municipio
{MUNICIPIO}. Le voy a pagar {IMPORTE} a {A QUIÉN: PROVEEDOR FORMAL,
PERSONA NO OBLIGADA A FACTURAR, PROVEEDOR DEL EXTERIOR} por {CONCEPTO}.
Dígame:
1. Qué documento debo exigir o emitir para que este gasto sea soportable
2. Qué datos debe contener ese documento como mínimo
3. Qué retenciones debo practicar al hacer el pago, si aplica
4. Cuánto tiempo debo conservar el soporte y en qué formato
5. Qué pasa si el proveedor no me entrega el documento correcto
Marque con [VERIFICAR] cualquier requisito que dependa de normativa
vigente e indique dónde consultarlo.
Si le falta algún dato de mi situación, pregúntemelo en lugar de
suponerlo.Dónde parar
No le pida tarifas ni bases. Las tarifas de retención y los valores en UVT se actualizan, y el modelo los recita de memoria sin saber si siguen vigentes. Úselo para entender el mecanismo; el número, confírmelo.
No le pida que liquide la nómina. Sirve para entender qué compone el costo y para revisar que no falte nada, no para producir el cálculo que va a firmar.
No dé por cubierto lo municipal. Si la respuesta no menciona el ICA y usted tiene actividad en un municipio, está incompleta aunque suene completa. Pregunte explícitamente por esa parte.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar ChatGPT para calcular la retención en la fuente?
Para entender quién retiene, por qué concepto y qué soporte necesita, sí, y ahorra bastante tiempo. Para el cálculo en sí no: las tarifas y las bases en UVT se actualizan y el modelo puede darle valores de otro año con total seguridad. El número confírmelo en la DIAN o con su contador.
¿Por qué la IA no me menciona la retención si no se la nombro?
Porque es un mecanismo que no existe igual en los países de los que más contenido fiscal ha leído. Si no le dice que está en Colombia, simplemente no aparece en la respuesta, y esa omisión cambia el dinero que usted recibe. Nombre el país en la primera línea del prompt.
¿Sirve para el ICA de mi municipio?
Para entender qué es, si le aplica y qué debe revisar, sí. Para tarifas concretas no, porque cambian por municipio. Nombre siempre el suyo en el prompt: sin eso, esa capa no va a aparecer en la respuesta aunque le corresponda.
¿Es seguro pegar mi RUT o mis facturas en una IA?
Contienen su NIT y datos identificables, así que quite lo personal antes de pegarlos: para explicarle un trámite casi nunca hace falta. Revise además la configuración de datos de la herramienta y desactive el uso de sus conversaciones para entrenamiento.
¿Estos prompts son para mí o para mi contador?
Están escritos para el contribuyente o el empresario, con la idea de llegar preparado a la conversación con el contador y reducir horas facturables. Un despacho también les saca partido, sobre todo para explicarle trámites a clientes en lenguaje llano.